回上一層Word 的基本認識

Word 的功能

Word是Microsoft Office軟體的一種,結合了文字編輯、表格製作、圖形編輯、版面設計、及某些特殊效果的新生代文書處理系統。其功能概述如下:

  1. Word具有『What you see is what you got』的功能,也就是說螢幕上所看到的就是所要印出來的,包括字型、大小及各種特殊效果。
  2. Word會顯示出尺規,可以輕鬆的調整文件或表格的寬度。
  3. Word具有各式各樣的現成「範本」,提供使用者於短時間內完成各種文件表格的編輯,例如:人事資料表、開會通知單、傳真目錄等等。
  4. Word提供多種「樣式工具」,對於段落樣式的改變輕而易舉。
  5. Word提供「插入表格」功能,可以快速地完成表格的製作。
  6. Word透過複製及搬移的功能,可以使用Windows系統下各種軟體的資源。
  7. Word提供繪圖及圖形工具,具有立體、陰影、材質與透明填滿效果、以及快取圖案等功能,對文件的圖形處理很有幫助。
  8. 可以在文件上加上註腳、章節附註,作為解釋、註解、或提供文件中的文字參照之用。
  9. 具有大綱檢視模式,可容易重新調整文件的結構。使用者可以在大綱檢視中上下移動標題和文字,以便修正其順序。
  10. Word提供一組延伸功能,可使用於全球資訊網及 Internet。包括:Web 畫面設計、加入視覺效果、作為電子郵件編輯器等。

Word 啟始畫面

Word屬於Windows環境下的文書軟體,因此首先必須進入Windows環境,接著在Word圖示處,快按兩下,即可進入Word,Word的啟始畫面如下所示:

在Windows環境下的所有OFFICE軟體;如Word、EXCEL及Power Point,其視窗格式大致是一樣的,Word視窗各部位說明如下:

1.控制鈕

用以對現行視窗做還原、移動、大小、改變及關閉視窗的工作,有Word整體視窗控制鈕及文件視窗控制鈕兩個。

2.標題列

標題列用以標示目前編輯中文件的名稱,未命名前Word預設值為「文件」。拖曳標題列可以移動Word視窗。

3.主功能列

表示本應用軟體Word的主功能選項,每一主功能都有其下拉功能選項,只要移動指標至該主功能選項按左鍵即可拉下。下拉功能表遇有淡化字體時,表示目前不具該選項之功能,無法選用。

另外,在有標示內容的情形下,按滑鼠右鍵可提供某些特定的「快速功能表」,例如某些標示內容進行剪下、複製、貼上……等操作,如下左圖所示:

4.一般工具列

Word提供的操作工具多達15項,可以由「檢視」功能表的「工具列」選項中去決定是否要提示在螢幕上,如上右圖所示,通常選用「一般」及「格示」兩種工具列,以圖示表示其功能含義,欲知各圖示功能,只要移動滑鼠指標至該圖示其下就會有說明文字。

有關一般工具列各種工具及其功能列表如下:

5.格式工具列

格式工具列有樣式、型式、字型、大小、各種對齊方式的設定,如下所示。

6.尺規

尺規有水平及垂直兩個,必須在「整頁模式」下才會同時顯示出來;尺規的功能有:

  1. 以公分標示,方便文章表格編排位置的選定。
  2. 首行縮排及左右邊界的設定。
  3. 定位點的設定。

有關其用法稍後再述。

7.檢視工具

Word提供標準、線上、整頁及大綱三種檢視文件的模式,說明如下:

  1. 標準模示:
    1. 為預設的檢視模式。
    2. 提供最方便的編輯環境。
    3. 沒有垂直尺規,只有水平尺規,字元不以格式顯示。
  2. 線上模式:線上操作時的使用模式。
  3. 整頁模式:
    1. 可以清楚地看到編排後的最後面貌,與列印之結果相同。
    2. 同時顯示水平及垂直尺規,可看到頁首/頁尾及格式設定。
  4. 大綱模式:
    1. 用以檢視文件的階層關係,有助於章節的編排及目錄的建立。
    2. 沒有尺規,但會顯示層次符號及大綱模式操作工具列。

8.輸入法選擇鈕

Word提供的輸入法是由控制台輸入法設定而來,在使用上可由螢幕右下方的輸入法選擇鈕進行切換,如下所示:

也可以按鍵切換相關按鍵如下:

  1. 中/英文輸入切換按鍵:Ctrl-空格棒
  2. 各種輸入法循環切換按鍵:Ctrl -Shift

退出 Word

當要離開Word返回Windows系統,可以按「檔案」功能表的「結束」選項。即可退出Word,但如果有文件未存檔將會出現是否儲存的對話框,待處理後才會離開Word。要特別注意的是:千萬不可以在Word狀態下就關閉電源,一定要循序返回Windows,選「開始」、「關機」,按「是」鈕,才可關掉電源,否則容易遺失資料,甚至當機無法再開機。